Gestão de documentos e arquivística. É a partir da gestão de documentos que podemos fazer um correto arquivamento. Portanto, o conhecimento deste assunto é vital.
A gestão de documentos está ligada ao uso de técnicas arquivística, que ajudam na localização, o acesso direto a informações, o relacionamento com demais documentos evitam perdas, prazos e acúmulos desnecessários.
Vamos começar falando da escrita que é um conjunto de símbolos dos quais nos servimos para representar e fixar a linguagem falada.
Gestão de documentos e Arquivística
Já a gestão de documentos é o um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a sua produção, tramitação, uso, avaliações e arquivamento em fase corrente ou intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
A gestão de documentos tem como objetivo principal:
Organizar a produção, administração, gerenciamento, manutenção e destinação dos documentos de modo eficiente;
Agilizar a eliminação de documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal, histórico e/ou científico
Assegurar o acesso à informação governamental quando e onde se fizer necessária ao governo e aos cidadãos;
Garantir a preservação e o acesso aos documentos de caráter permanente.
Os documentos podem assumir características distintas quanto aos aspectos físicos e de apresentação, sendo:
Suporte – diz respeito ao material sobre o qual as informações são registradas. É a base física dos documentos. Exemplo: Filme de nitrato, papel.
Formato – configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. Exemplo: caderno, cartaz, dispositivo, folha, mapa, etc.
Gênero – é o ajuste que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. Exemplo: documentação audiovisual.
Espécie – configuração que um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. Exemplo: boletim, certidão, declaração, relatório, ata.
Tipo – configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Exemplo: boletim de ocorrência, boletim de frequência e rendimento escolar.
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1°: Introdução
2°: Gestão de documentos
3°: Objetivos da gestão de documentos
4°: Classificação de documentos
5°: Métodos de classificação de documentos
6°: Avaliação documental
7°: Introdução ao estudo dos arquivos
8° Módulo: Roteiro para organizar arquivos
9°: Modelo de plano arquivístico
10°: Escolha das instalações e equipamentos
11°: Sistemas e métodos de arquivamento
12°: Método alfabético
13°: Método Geográfico
14°: Métodos numéricos
15°: Método numérico cronológico e o método digito terminal
16° :Método por assunto e o método Variadex
17°: Arquivística e Informática
18° : Preservação digital
19° :GED e microfilmagem de documentos
20°: Arquivos especiais
21°: Dicas de conservação e organização de documentos
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