Gestão de documentos e arquivística. Organizar arquivos pode parecer um desafio impossível, mas dominar a gestão de documentos e arquivística é o segredo para aumentar a produtividade e evitar perdas jurídicas ou financeiras.
Se você busca eficiência, este guia prático vai te mostrar o caminho para organizar tudo do zero e ainda garantir uma capacitação gratuita com certificado.
Para quem é este curso de gestão de documentos?
Este curso foi desenhado especificamente para:
Profissionais Administrativos que precisam organizar o fluxo de trabalho.
Estudantes que buscam horas complementares e peso no currículo.
Empreendedores que querem implementar um sistema de gestão de documentos eficiente.
Concurseiros que precisam dominar arquivologia de forma prática.
O que é gestão de documentos e arquivística?
A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos técnicos que controlam a produção, o uso, a tramitação e o arquivamento de papéis ou arquivos digitais.
O objetivo é simples: garantir que a informação certa esteja disponível no momento exato.
Sem uma técnica aplicada, sua empresa ou escritório sofre com o acúmulo desnecessário e a lentidão na busca por dados vitais.
As 3 fases da gestão de documentos
Para entender como um documento “vive”, você precisa conhecer o ciclo vital (Teoria das Três Idades):
Fase Corrente: Documentos consultados frequentemente (uso imediato).
Fase Intermediária: Arquivos menos usados, mas que ainda aguardam prazos legais para descarte.
Fase Permanente: Documentos com valor histórico ou científico que nunca devem ser eliminados.
Gestão de documentos digitais e eletrônicos
Hoje, o papel está perdendo espaço. A gestão de documentos digitais e a gestão de documentos eletrônicos são essenciais para quem busca modernização.
Utilizar um sistema de gestão de documentos (GED) permite:
Acesso imediato via busca por palavras-chave.
Segurança de dados com backups automáticos.
Economia de espaço físico e redução de custos com impressão.
As 4 etapas cruciais da gestão
Para aplicar a arquivística de forma profissional, você deve seguir estas etapas:
Produção: Criar apenas o necessário, evitando burocracia.
Utilização: Organizar o fluxo para que quem precisa do documento o encontre rápido.
Avaliação: Definir o que fica guardado e o que vai para o lixo.
Destinação: Encaminhar para o arquivo morto ou para a eliminação segura.
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Oportunidade: Curso grátis de gestão de documentos (100h)
Se você quer dominar conceitos como suporte, formato, gênero e espécie documental, a Abeline oferece um curso completo e gratuito. Aprenderá desde o método alfabético até a preservação digital.
O que você vai aprender: Conteúdo programático
Este é um dos cursos mais completos do mercado, com 100 horas de carga horária. Confira os principais tópicos que serão abordados:
Fundamentos: Introdução à gestão de documentos e seus objetivos principais.
Organização Prática: Métodos de classificação, avaliação documental e roteiro para organizar arquivos do zero.
Estrutura: Modelo de plano arquivístico e como escolher as melhores instalações e equipamentos.
Sistemas de Arquivamento: Domine os métodos Alfabético, Geográfico, Numéricos (cronológico e dígito terminal) e o método Variadex.
Tecnologia e Inovação: Arquivística integrada à informática, preservação digital, GED (Gestão Eletrônica de Documentos) e microfilmagem.
Manutenção: Cuidados com arquivos especiais e dicas de ouro para conservação de documentos.
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